Zasady poszukiwania dokumentacji pracowniczej

1. Jeżeli zakład pracy nadal istnieje, w sprawie dokumentacji pracowniczej należy zwrócić się do byłego pracodawcy.

2. Jeśli przedsiębiorstwo zostało zlikwidowane a na jego bazie powstała nowa jednostka organizacyjna o zmienionej formie prawnej (np. spółka), wówczas wnioski o wydanie stosownych zaświadczeń winno się kierować do następcy prawnego – posiadacza dokumentacji.

3. Jeśli nastąpiła upadłość lub całkowita likwidacja zakładu pracy wówczas dokumentacja mogła być przekazana organowi nadrzędnemu, założycielskiemu (np. ministerstwo, urząd wojewódzki), a w przypadku spółdzielni - Krajowej Radzie Spółdzielczej lub Związkowi Rewizyjnemu. Akta pracownicze mogą być również przekazane przez syndyka/likwidatora, na którym ciąży obowiązek zabezpieczenia dokumentacji, na odpłatne przechowywanie do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej, innego Archiwum Państwowego, Stowarzyszenia Archiwistów Polskich lub firmy przechowalniczej.

4. W przypadku trudności z ustaleniem miejsca przechowywania poszukiwanej dokumentacji można zwrócić się do właściwego terytorialnie siedzibie pracodawcy Wydziału Gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego w celu uzyskania informacji o statusie prawnym firmy, a w przypadku upadłości/ likwidacji o osobie syndyka / likwidatora.

Wykaz Wydziałów KRS:

XII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Łąkowa 3, 15-017 Białystok, tel. sekretariat: (85) 740-89-80

VIII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Bogusławskiego 24, 43-300 Bielsko–Biała, tel.: (33) 499-79-12

XIII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Toruńska 64 a, 85-023 Bydgoszcz, tel. sekretariat: (52) 326-27-36

XVII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Rejtana 6, 42-200 Częstochowa, tel. (34) 377-99-30

VII i VIII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Piekarnicza 10, 80-126 Gdańsk, tel. sekretariat: (58) 321-37-85

X Wydział Gospodarczy KRS, ul. Kościuszki 15, 44-100 Gliwice, tel. sekretariat: (32) 338-02-12

VIII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Lompy 14, 40-040 Katowice, tel.: (32) 731-34-69

X Wydział Gospodarczy KRS, ul. Warszawska 44, 25-312 Kielce, tel. centrala (41) 349-56-00

IX Wydział Gospodarczy KRS, ul. Gen. Wł. Andersa 34, 75-626 Koszalin, tel. sekretariat: (94) 342-82-60

XI i XII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Przy Rondzie 7, 31-547 Kraków, tel.: (12) 619-51-72, 619-51-66

XI Wydział Gospodarczy KRS, ul. Garbarska 20, 20-340 Lublin, tel.: (81) 745-47-11

XX Wydział Gospodarczy KRS, ul. Pomorska 37, 90-928 Łódź, tel.: centrala (42) 630-52-00

VIII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Partyzantów 70, 10-523 Olsztyn, tel. 89) 521-17-54

VIII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Ozimska 19, 45-057 Opole, tel.: (77) 441-26-84

XXI i XXII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Grochowe Łąki 6, 61-752 Poznań, tel. (0-61) 64 73 481, tel. (61) 64-73-464

XII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Gen. Kustronia 4, 35-303 Rzeszów, tel. centrala:(17) 715-22-00

XVII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Królowej Korony Polskiej 31, 70-485 Szczecin, tel. (91) 422-49-99

VII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Młodzieżowa 31, 87-100 Toruń, tel. sekretariat: (56) 610-58-62

XII, XIII i XIV Wydział Gospodarczy KRS, ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa, tel. (22) 397-65-15

VI i IX Wydział Gospodarczy KRS, ul. Grabiszyńska 269, 53-234 Wrocław, tel.: ( 71) 334-82-10

VIII Wydział Gospodarczy KRS, ul. Kożuchowska 8, 65-364 Zielona Góra, tel. sekretariat: (68) 322-02-63

Czas przechowywania akt pracowniczych

Akta osobowe i płacowe są dokumentacją niearchiwalną i posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po upływie którego są brakowane (niszczone). Akta osobowe (umowy o pracę, świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe itp.) przechowywane są 50 lat. Natomiast akta płacowe (listy płac, karty zarobkowe i zasiłkowe) przechowywano do 1991 r. przez 12 lat od wytworzenia, od 1991 r. – przez 20 lat, a od 2002 r. – przez 50 lat. Dlatego dokumentacja płacowa sprzed 1980 r. mogła zostać zgodnie z obowiązującymi wcześniej przepisami zniszczona.

Przechowywanie dokumentacji płacowej przez 12 lat regulowało Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 041, poz.216);

Akty prawne wydłużające okres przechowywania akt płacowych do 20 lat:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45)

Ustawa z dnia 17 października 1991 roku o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450)

Akty prawne zobowiązujące do przechowywania dokumentacji płacowej przez 50 lat:

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375);

Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 241, poz. 2074)

Potwierdzenie wysokości wynagrodzenia w przypadku braku akt płacowych

W przypadku braku akt płacowych dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia mogą stanowić:

- legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych wówczas wynagrodzeniach

- dokumenty w aktach osobowych pracownika (np. umowy o pracę, angaże, przeszeregowania) zawierające informacje o wysokości miesięcznego wynagrodzenia określone kwotowo

Dokumentowanie pracy w szczególnych warunkach

Wykonywanie prac w szczególnych warunkach, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych
w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz. U. z 1983 r. Nr 8, poz.43 ze zm. ), stwierdza zakład pracy na podstawie posiadanej dokumentacji.

Archiwum przechowujące dokumentację po zlikwidowanym przedsiębiorcy może wydać byłym pracownikom uwierzytelnione kserokopie lub odpisy z dokumentów osobowych poświadczających wykonywanie takich prac, o ile zostały wcześniej wystawione przez pracodawcę.