Menu kategorii
Dla Likwidatorów
Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. 2011, nr 123, poz. 698 z późn. zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167, poz. 1375) dokumentacja osobowa i płacowa pracowników jest przechowywana przez lat 50 (dla dokumentacji osobowej liczone od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej od daty wytworzenia dokumentu) i nie ulega skróceniu, nawet jeśli pracodawca wcześniej zakończy działalność. Dokumentację taką pracodawca po zakończeniu swojej działalności może przekazać na odpłatne przechowywanie Archiwom Państwowym lub innym firmom prowadzącym działalność usługową w tym zakresie (art. 51p, ust.1 Ustawy ) na podobnej zasadzie można przekazywać na przechowanie także inną dokumentację o czasowym okresie przechowywania.

POSTANOWIENIE SĄDOWE

Jeśli pracodawca, syndyk lub likwidator nie jest w stanie zabezpieczyć funduszy na odpłatne przechowywanie dokumentacji, może ją przekazać do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku na podstawie art. 51p, ust. 3 i art. 51u, ust.3 wspomnianej Ustawy uzyskując postanowienie sądowe o braku środków na ten cel.

• Kto może wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie postanowienia w przedmiocie braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji?

Może to uczynić jedynie prawny dysponent dokumentacji na którym ciąży ustawowy obowiązek jej prawidłowego zabezpieczenia – likwidator, syndyk, pracodawca podlegający wpisowi do KRS lub ewidencji działalności gospodarczej.

• Do jakiego momentu można złożyć taki wniosek w sądzie?

Wniosek do sądu powinien zostać złożony w trakcie trwania prawnej procedury jaką jest postawienie podmiotu w stan upadłości lub likwidacji czyli przed wykreśleniem podmiotu z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej.

• Kto i do jakiego momentu może wystąpić do archiwum z wnioskiem o przejęcie dokumentacji na podstawie postanowienia sądu rejestrowego?

Może to uczynić jedynie prawny dysponent dokumentacji – pracodawca postawiony w stan likwidacji lub upadłości, syndyk lub likwidator. Ważne jest aby podmiot znajdował się w stanie upadłości lub likwidacji (czyli w dalszym ciągu funkcjonował w obrocie prawnym) zarówno w chwili składania wniosku o przejęcie dokumentacji do Archiwum, jak też w momencie faktycznego złożenia dokumentacji w Archiwum. Postanowienie wydawane jest bowiem przez sąd w stosunku do konkretnego podmiotu i tylko w odniesieniu do niego może być zastosowane. W chwili wykreślenia z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej przestaje istnieć podmiot, którego postanowienie dotyczy, w związku z czym postanowienie staje się bezprzedmiotowe i nie może być przez Archiwum zrealizowane.

Gdy mamy do czynienia z taką właśnie sytuacją pozostaje jedynie przekazanie dokumentacji do Archiwum Państwowego na mocy Decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

KONSEKWENCJE PRAWNE NIEPRAWIDŁOWEGO ZABEZPIECZENIA DOKUMENTACJI

Za niedopełnienie obowiązku prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji osobowo – płacowej ustawodawca przewidział sankcję wyrażoną w art. 281 Kodeksu Pracy: „Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny do 1000-30.000 zł.”

Niszczenie, uszkodzenie lub ukrywanie dokumentacji pracowniczej może również spowodować odpowiedzialność karną za popełnienie przestępstwa określonego w art. 276 kodeksu karnego, który stanowi : „Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Wszelkie negatywne konsekwencje jakich doznał były pracownik na skutek niedopełnienia przez pracodawcę obowiązku właściwego zabezpieczenia dokumentacji mogą być dochodzone przez niego w drodze roszczenia odszkodowawczego.

Niezgodne z prawem przechowywanie dokumentacji pracowniczej może również spowodować odpowiedzialność cywilno – prawną. Działanie takie uniemożliwia osobom uprawnionym skuteczne poszukiwanie dokumentacji osobowej i płacowej. Takie zachowanie może narazić faktycznego przechowawcę na poniesienie odpowiedzialności cywilno-prawnej z tytułu wyrządzenia szkody pracownikowi, który poniósł ją wskutek niemożliwości odnalezienia dokumentacji, która przechowywana jest wbrew przepisom ustawy archiwalnej.

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ SPÓŁDZIELNI, JEDNOSTEK PAŃSTWOWYCH, SZKÓŁ PUBLICZNYCH

W związku z często pojawiającymi się pytaniami dotyczącymi dokumentacji spółdzielni, szkół publicznych i państwowych jednostek, podajemy podstawy prawne dotyczące tych kwestii:

1. Spółdzielnie – podstawa prawna: art. 51ab ustawy archiwalnej stanowi, że dokumentacja wytworzoną przez zlikwidowane spółdzielnie i organizacje spółdzielcze jest przechowywana przez Związki rewizyjne zrzeszające spółdzielnie oraz Krajową Rade Spółdzielczą w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 129 ustawy z dnia 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (Dz.U. z 2003 r. Nr 188 poz. 1848 ze zmianami ) tj. na podstawie Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych z dnia 4 kwietnia 1995 r. (Dz.U. z 1995 r. Nr 47, poz. 248).

2. Szkoły publiczne – podstawa prawna: art. 59 Ustawy o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. (Dz.U z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 ze zmianami).

3. Państwowe jednostki organizacyjne (państwowe jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz państwowe osoby prawne). – podstawa prawna : art. 5 ust.1 ustawy archiwalnej oraz § 11 wydanego na podstawie art. 5 ust 2 ustawy archiwalnej Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375).
Projekt i wykonanie: E-GRUPA
Copyright © 2009 Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej.