1. POSTANOWIENIA SĄDOWE O BRAKU ŚRODKÓW FINANSOWYCH. DOTYCZY FIRM FAKTYCZNIE NIE PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚCI ALE NIE WYKREŚLONYCH Z KRS.

Często zdarza się że akta pracownicze zostały porzucone przez firmę, która obecnie nie prowadzi żadnej działalności, nie posiada żadnych władz ale proces likwidacji spółki nie został zakończony i firma cały czas formalnie istnieje – jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego.

W takim przypadku możliwe jest przejęcie dokumentacji pracowniczej przez Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku po uprzednim uzyskaniu odpowiedniego orzeczenia sądu rejestrowego.

Uprawnionym do złożenia wniosku o wydanie postanowienia o braku środków finansowych na koszty przechowywania akt pracowniczych (art. 51 u ust. 3 ustawy archiwalnej) jest przede wszystkim likwidator lub syndyk rozwiązywanej spółki. Uprawnionym do złożenia takiego wniosku jest również kurator ustanowiony dla osoby prawnej powołany na podstawie art. 42 kodeksu cywilnego.

Kuratora osoby prawnej powołuje się, gdy osoba prawna nie może prowadzić swych spraw z braku powołanych do tego organów. Dodać należy, że uprawnionym do złożenia wniosku będzie każda osoba mająca interes prawny w wyznaczeniu kuratora ( np. były pracownik spółki, który nie może uzyskać wymaganego przez organy emerytalno-rentowe zaświadczenia, firma w których pomieszczeniach znajduje się porzucona dokumentacja spółki), a także prokurator, który zgodnie z art. 7 kodeksu postępowania cywilnego może żądać wszczęcia postępowania w każdej sprawie, jak również wziąć udział w każdym toczącym się już postępowaniu, jeżeli według jego oceny wymaga tego ochrona praworządności, praw obywateli lub interesu społecznego.

Wyznaczony przez sąd kurator będzie uprawniony do wystąpienia z wnioskiem do właściwego sądu rejestrowego o stwierdzenie niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Po uprawomocnieniu się postanowienia w przedmiocie braku środków, kurator przekazuje Archiwum Państwowemu Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku dokumentację pracowniczą niedziałającej spółki. Dokumentacja jest wówczas prawidłowo zabezpieczona oraz byli pracownicy firmy mogą ubiegać się o wydanie odpisów dokumentów osobowo-płacowych niezbędnych do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych.

2. DECYZJA NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

Decyzja taka nakazuje złożenie dokumentacji we wskazanym archiwum na odpłatne przechowanie, (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych ul. Rakowiecka 2d, 02-517 Warszawa, Tel. (22) 56-54-600, ndap@archiwa.gov.pl) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego. Tryb ten, na mocy art. 51
z Ustawy o narodowym zasobie i archiwach ma zastosowanie wtedy gdy podmiot, który wytworzył dokumentację, został wykreślony z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej; dokumentacja w miejscu jej obecnego składowania zagrożona jest zniszczeniem na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich lub gdy brak jest podstaw prawnych do przekazania innym podmiotom na dalsze przechowywanie. Decyzji nakazującej złożenie dokumentacji we wskazanym archiwum państwowym nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności. Decyzja wydawana jest przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Koszty związane z archiwizacją dokumentacji ustalane są w drodze decyzji administracyjnej, wydanej przez Dyrektora Archiwum Państwowego, które przejęło porzuconą dokumentację, a ponoszą je solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcję organu zarządzającego w dniu wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.